1- Amaç ve Kapsam
Bu Politika, Novo Grand İnşaat Yapı Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi tarafından işlenen kişisel verilerin azami saklama sürelerini, saklamayı gerektiren hukuki sebepleri, imha yöntemlerini ve periyodik imha düzenini belirler. Politika; çalışan, stajyer, çalışan adayı, müşteri ve potansiyel müşteri, ziyaretçi, tedarikçi ve taşeron personeli, iş ortağı, arsa sahibi ve başvuru sahibi dâhil tüm ilgili kişi gruplarına ait, fiziksel ve dijital ortamdaki kişisel verileri kapsar.
2- Kayıt Ortamları
- Muhasebe ve finans programı ile çalışan ve müşteri kayıtlarının tutulduğu modüller
- CRM/satış takip ortamı, kurumsal e-posta ve bulut depolama alanları
- Şirket bilgisayarları, taşınabilir cihazlar ve yedekleme ortamları
- İnternet sitesi ve barındırma (hosting) sunucuları, reklam ve analitik platformlarındaki kayıtlar
- Kamera kayıt cihazı ve geçiş kontrol sistemi
- Merkez ofisteki fiziksel arşiv, özlük dosyaları, satış ve tapu dosyaları, şantiye evrak dolapları
3- Saklamayı ve İmhayı Gerektiren Sebepler
Kişisel veriler; 6698 sayılı Kanun ve ikincil mevzuat, 4857 sayılı İş Kanunu, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 5510 sayılı Kanun, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu ve 5651 sayılı Kanun kapsamındaki yükümlülükler nedeniyle saklanır. Saklamayı gerektiren sebep ortadan kalktığında veriler resen veya ilgili kişinin talebi üzerine imha edilir.
4- Saklama Süreleri
| Veri grubu | Azami saklama süresi | Dayanak |
| Çalışan adayı başvuru verileri | Başvuru sürecinin sonlanmasından itibaren 2 yıl | Meşru menfaat; olası iş davalarında ispat |
| Aday havuzu verileri (açık rıza ile) | Rızanın geri alınmasına kadar, en fazla 2 yıl | Açık rıza |
| Referans kişi verileri | Başvuru sürecinin sonlanmasından itibaren 6 ay | Meşru menfaat |
| Çalışan ve stajyer özlük verileri | İş/staj sözleşmesinin sona ermesinden itibaren 10 yıl | 4857 sayılı Kanun, TBK m.146 zamanaşımı |
| Bordro, ücret ve mali kayıtlar | İlgili yılı izleyen yılbaşından itibaren 10 yıl | VUK m.253, TTK m.82 |
| Kişisel sağlık dosyası ve İSG kayıtları | İş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 15 yıl | İşyeri Hekimi ve Diğer Sağlık Personeli Yönetmeliği |
| Kamera görüntü kayıtları | Kayıt tarihinden itibaren 2 ay | Meşru menfaat; ölçülülük |
| Ziyaretçi ve kartlı geçiş kayıtları | Kayıt tarihinden itibaren 6 ay | Meşru menfaat |
| Misafir Wi-Fi erişim kayıtları | Mevzuatta öngörülen süre boyunca (2 yıl) | 5651 sayılı Kanun ve ilgili yönetmelik |
| Sistem erişim ve güvenlik logları | Kayıt tarihinden itibaren 2 yıl | Veri güvenliği yükümlülüğü (KVKK m.12) |
| Potansiyel müşteri (lead) verileri | Son iletişim tarihinden itibaren 2 yıl | Meşru menfaat |
| Pazarlama ve hedefleme verileri | Rızanın geri alınmasına kadar, en fazla 2 yıl | Açık rıza |
| Çerez verileri | Türüne göre oturum süresi; en fazla 1 yıl | Açık rıza / zorunlu çerezlerde meşru menfaat |
| Rezervasyon ve kapora kayıtları (sözleşme kurulmazsa) | Talebin sonuçlanmasından itibaren 2 yıl | Meşru menfaat ve ispat |
| Satış vaadi, satış sözleşmesi ve tapu dosyaları | Sözleşmenin sona ermesinden/devirden itibaren 10 yıl | TBK m.146; VUK m.253; TTK m.82 |
| Teslim, ayıp ve garanti kayıtları | Teslim tarihinden itibaren 10 yıl | TBK ayıp sorumluluğu hükümleri |
| Tahsilat, dekont ve cari hesap kayıtları | İlgili yılı izleyen yılbaşından itibaren 10 yıl | VUK m.253, TTK m.82 |
| Kredi/banka kartı bilgileri | Saklanmaz; yalnızca tahsilat işlemi süresince işlenir | Ölçülülük ve veri güvenliği |
| Site yönetimine devir kayıtları | Devir tarihinden itibaren 10 yıl | 634 sayılı Kanun; ispat |
| Tedarikçi, taşeron ve iş ortağı verileri | Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yıl | TBK m.146; ticari defter yükümlülükleri |
| Arsa sahibi ve proje ortağı verileri | Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yıl | TBK m.146 |
| Etkinlik katılımcısı verileri ve görseller | Etkinlik tarihinden itibaren 2 yıl; görseller rızanın geri alınmasına kadar | Meşru menfaat / açık rıza |
| İlgili kişi başvuruları ve yanıtları | Başvurunun sonuçlanmasından itibaren 10 yıl | KVKK m.13; denetim ve ispat |
| Hukuki uyuşmazlık dosyaları | Uyuşmazlığın kesin olarak sonuçlanmasından itibaren 10 yıl | TBK m.146; hakkın tesisi |
5- İmha Yöntemleri
| Ortam | Yöntem | Uygulayan |
| Fiziksel evrak | Kâğıt öğütücü ile geri döndürülemeyecek şekilde yok etme | İlgili birim ve İK/İdari İşler |
| Zirve, CRM ve diğer uygulamalardaki kayıtlar | Yazılım üzerinden silme veya erişilemez hâle getirme; mümkünse anonimleştirme | Bilgi İşlem / BT destek sağlayıcısı |
| Dosya sunucusu, bulut ve e-posta ortamı | Kalıcı silme ve çöp kutusunun boşaltılması; yedeklerden silme talebi | Bilgi İşlem / BT destek sağlayıcısı |
| Kamera kayıtları | Kayıt cihazında süre dolduğunda otomatik üzerine yazma | Kamera sistemi sorumlusu |
| Taşınabilir bellek ve atıl cihazlar | Güvenli silme; mümkün değilse fiziksel olarak yok etme | Bilgi İşlem / BT destek sağlayıcısı |
6- Periyodik İmha
Saklama süresi dolan kişisel veriler, altı ayı aşmayan aralıklarla yapılan periyodik imha işlemleriyle imha edilir. Şirkette periyodik imha dönemleri her yıl Haziran ve Aralık aylarıdır. Her imha işlemi için İmha Tutanağı düzenlenir; tutanakta imha edilen veri grubu, ortam, yöntem, tarih ve işlemi yapan kişi yer alır. İmha kayıtları, ilgili mevzuat uyarınca en az üç yıl saklanır.
7- İlgili Kişinin Silme Talebi
İlgili kişinin kişisel verilerinin silinmesi veya yok edilmesi talebinde bulunması hâlinde talep, İlgili Kişi Başvuruları ve Hukuk İşleri Prosedürü uyarınca en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. Saklamayı gerektiren bir hukuki sebep bulunması hâlinde talep gerekçesi açıklanarak reddedilir; veriler yalnızca o hukuki sebeple sınırlı olarak ve erişimi kısıtlanmış biçimde saklanır.
8- Görev ve Sorumluluklar
| Rol | Sorumluluk |
| Şirket yönetimi | Politikayı onaylar, uygulanması için gerekli kaynakları sağlar. |
| KVKK sorumlusu | Saklama sürelerini güncel tutar, periyodik imhayı koordine eder, tutanakları arşivler. |
| Birim sorumluları (İK, Satış, Muhasebe, Şantiye) | Kendi süreçlerindeki verilerin süresi dolanları tespit eder ve imhaya hazırlar. |
| Bilgi İşlem / BT destek sağlayıcısı | Dijital ortamlardaki silme ve yok etme işlemlerini uygular, yedeklerden silmeyi takip eder. |
Yürürlük ve Güncelleme
İşbu doküman, Şirket yönetiminin onayı ile …/…/…… tarihinde yürürlüğe girer. Mevzuatta, Şirket organizasyon yapısında, kullanılan sistemlerde veya kişisel veri işleme süreçlerinde meydana gelen değişiklikler doğrultusunda gözden geçirilir ve gerektiğinde güncellenir. Güncel sürüm Şirket içinde erişilebilir ortamda bulundurulur ve ilgili çalışanlara duyurulur.